Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 août 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment SYSMOTIX (« nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi 25.

En utilisant notre site web, nos formulaires, nos solutions d'automatisation ou en communiquant avec nous, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la présente politique.

Qui sommes-nous?

SYSMOTIX est une entreprise située au Québec, Canada, qui aide les PME à optimiser leurs opérations grâce à des solutions d'automatisation, de développement web et d'intégrations intelligentes (chatbots, voice bots, CRM, flux automatisés, etc.).

La présente politique s'applique à toutes nos activités au Québec et ailleurs, dans la mesure où les lois applicables l'exigent.

Champ d'application de la Politique

La présente Politique de confidentialité s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons :

via notre site web (incluant les formulaires de contact et de demande de démo);
via nos échanges par courriel, téléphone, SMS, messagerie instantanée (ex. Slack);
via nos solutions d'automatisation, de développement web, de CRM et d'intégration que nous mettons en place pour nos clients;
via les formulaires publicitaires que nos entreprises clientes exploitent sur des plateformes tierces et dont les demandes sont importées dans notre CRM, notamment Meta Lead Ads (Facebook et Instagram);
via nos activités de prospection, marketing et service à la clientèle.

Elle ne s'applique pas aux sites tiers vers lesquels notre site peut rediriger (ex. réseaux sociaux, outils partenaires). Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques de confidentialité.

Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivants, selon le contexte :

Informations d'identification

Prénom, nom;
Nom de l'entreprise;
Poste ou fonction au sein de l'entreprise.

Coordonnées

Adresse courriel professionnelle;
Numéro de téléphone;
Identifiants de comptes professionnels (ex. nom de l'entreprise sur certains outils utilisés dans le cadre de l'implantation).

Informations liées à votre demande ou à votre projet

Contenu des formulaires (description de vos besoins, informations sur vos processus internes, contraintes d'affaires);
Informations nécessaires à la configuration et à l'intégration de nos solutions (par exemple : horaires d'ouverture, types de services, catégories de clients, scripts de réponses, etc.).

Renseignements sur l'utilisation de nos solutions et de notre site

Adresse IP, type de navigateur, pages consultées, temps passé, origine du trafic (via cookies et outils d'analytique);
Logs techniques et fonctionnels des systèmes que nous mettons en place (ex. interactions avec un bot, statistiques d'appels, taux de réponse).

Renseignements sur les utilisateurs finaux de nos clients

Dans le cadre de certains mandats (par exemple, lorsqu'un bot ou un système gère les appels ou les demandes d'une clientèle), nous pouvons traiter des renseignements concernant les clients de nos clients, tels que :

prénom, nom (le cas échéant);
coordonnées (courriel, téléphone);
contenu des échanges (messages, demandes, questions);
informations nécessaires au suivi (ex. rendez-vous, préférences de communication).

Lorsque ces renseignements sont considérés comme des « renseignements personnels » au sens de la loi, nous les traitons conformément à la présente politique et au contrat qui nous lie au client.

Renseignements sensibles (cas particuliers)

Dans certains secteurs (santé, juridique, finance, etc.), les échanges peuvent contenir des informations plus sensibles (ex. données de santé, informations financières, dossiers spécifiques).

Dans ces contextes, nous mettons en place des mesures de protection renforcées, et le traitement de ces données se fait toujours dans le respect des exigences légales et contractuelles applicables.

Intégration Meta Lead Ads et Facebook Login for Business

Cette section décrit spécifiquement ce que nous faisons des renseignements provenant des formulaires publicitaires de Meta (Facebook et Instagram), lorsqu'une entreprise cliente active cette intégration dans notre CRM.

D'où proviennent ces renseignements

Ces renseignements proviennent d'un formulaire Meta Lead Ads que vous avez volontairement rempli sur Facebook ou Instagram, en réponse à la publicité d'une entreprise. Cette entreprise est notre cliente : elle utilise notre CRM pour recevoir et gérer ses demandes.

Pour que l'intégration fonctionne, l'entreprise cliente doit d'abord connecter son portfolio Meta et sélectionner elle-même les Pages qu'elle nous autorise à utiliser, au moyen de Facebook Login for Business.
Nous n'accédons à aucune Page, aucun compte publicitaire et aucun formulaire qui ne nous a pas été explicitement autorisé.
L'entreprise cliente peut retirer cette autorisation à tout moment depuis ses paramètres Meta ou depuis notre CRM. L'accès cesse alors, et aucune nouvelle demande n'est importée.

Quels renseignements sont traités

Selon la façon dont l'entreprise cliente a configuré son formulaire, nous pouvons traiter :

votre nom;
votre adresse courriel;
votre numéro de téléphone;
vos réponses aux questions et aux champs personnalisés du formulaire, selon la configuration retenue par l'entreprise cliente;
les identifiants techniques rattachés à votre demande : identifiant du lead, du formulaire, de la Page et de la publicité;
la date et l'heure de votre soumission;
les métadonnées nécessaires à l'acheminement de votre demande vers la bonne entreprise et à l'attribution de la campagne;
des données de performance publicitaire, uniquement lorsque cette fonctionnalité est activée et autorisée par l'entreprise cliente.

Nous ne demandons pas à Meta de renseignements qui ne figurent pas dans le formulaire que vous avez rempli, et nous n'accédons pas à votre profil Facebook ou Instagram.

À quoi servent ces renseignements

importer votre demande dans le CRM de l'entreprise concernée;
l'associer à la bonne organisation, afin qu'elle ne soit visible que par cette entreprise;
permettre à cette entreprise d'effectuer le suivi commercial que vous avez sollicité;
éviter les doublons lorsqu'une même demande est transmise plusieurs fois par Meta;
assurer le fonctionnement, la fiabilité et la sécurité de l'intégration;
produire les rapports de performance publicitaire autorisés par l'entreprise cliente, le cas échéant.

Ce que nous ne faisons pas

Les renseignements obtenus par l'entremise de Meta ne sont ni vendus, ni loués, ni échangés. Nous ne les utilisons pas pour construire des profils publicitaires à notre propre bénéfice, ni pour alimenter d'autres entreprises clientes, ni pour vous adresser nos propres communications commerciales.

Qui y a accès

L'accès est limité aux utilisateurs autorisés de l'entreprise cliente concernée, ainsi qu'au personnel de SYSMOTIX qui en a besoin pour exploiter, dépanner ou soutenir le service. Les fournisseurs qui interviennent réellement dans le cheminement de ces renseignements sont :

Meta Platforms, source du formulaire et de la demande;
Hostinger, hébergeur de l'infrastructure d'automatisation que nous opérons et sur laquelle fonctionne le logiciel n8n, qui reçoit la demande et la normalise;
Supabase, fournisseur de la base de données du CRM;
Vercel, hébergeur de l'application du CRM;
Twilio (messages texte) et Resend (courriels), uniquement lorsque l'entreprise cliente active le suivi automatisé.

Certains de ces fournisseurs peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou du Canada. Dans ce cas, nous prenons des mesures raisonnables pour que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, notamment par des ententes contractuelles appropriées et, au besoin, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Combien de temps ils sont conservés

Les renseignements issus de Meta Lead Ads suivent les règles décrites à la section « Combien de temps conservons-nous vos renseignements? » de la présente politique. Ils sont conservés le temps nécessaire au suivi de votre demande par l'entreprise concernée, puis détruits ou anonymisés de façon sécuritaire, sous réserve des obligations légales de conservation. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment.

Comment demander la suppression de vos renseignements

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, leur suppression, ou le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Une page dédiée décrit la marche à suivre étape par étape, les informations à fournir pour vérifier votre identité, ce qui sera supprimé et comment la confirmation vous sera transmise : Suppression des données Meta Lead Ads.

Vous pouvez également écrire directement à support@sysmotix.com, ou vous adresser à l'entreprise annonceure qui a recueilli votre demande.

L'entreprise cliente peut par ailleurs déconnecter l'intégration Meta à tout moment, ce qui met fin à toute nouvelle importation de demandes.

Nous donnons suite aux demandes valides, sauf pour ce que nous devons conserver en vertu d'une obligation légale, comptable ou fiscale, ou pour documenter la suppression elle-même.

Comment ces renseignements sont protégés

Les mesures suivantes sont en place pour cette intégration :

un contrôle d'accès par rôles, limitant ce que chaque utilisateur peut consulter;
une isolation stricte par organisation, appliquée directement au niveau de la base de données, de sorte qu'une entreprise cliente ne peut pas accéder aux données d'une autre;
la journalisation des activités effectuées sur les demandes et des communications envoyées;
la vérification de la signature cryptographique des données transmises par Meta, à l'entrée de notre infrastructure d'automatisation;
le chiffrement des communications en transit (HTTPS/TLS);
la conservation des identifiants d'accès à Meta dans un coffre à secrets chiffré côté serveur, jamais exposés dans un navigateur ni à un utilisateur.

Aucun système n'est totalement exempt de risques. En cas d'incident de confidentialité, nous appliquons les procédures décrites à la section « Incidents de confidentialité ».

Comment recueillons-nous vos renseignements?

Nous recueillons des renseignements personnels :

1) Directement auprès de vous, lorsque :

vous remplissez un formulaire sur notre site;
vous prenez contact avec nous (courriel, téléphone, SMS, réseaux sociaux, etc.);
vous participez à une réunion, une démonstration ou un appel avec nous;
vous signez un contrat ou un devis avec nous.

2) Indirectement, via :

les outils d'analytique, de suivi de performance ou de support utilisés sur notre site ou dans nos solutions (par ex. outils de tracking, journaux de serveurs);
les systèmes, plateformes ou logiciels de nos clients, lorsque nos solutions y sont intégrées;
certains fournisseurs ou partenaires technologiques (hébergeurs, fournisseurs de téléphonie, API d'IA, CRM, etc.), dans la mesure nécessaire à la prestation de nos services.

Pour quelles fins utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons les renseignements personnels pour les fins suivantes :

Fourniture de nos services

analyser vos besoins d'affaires;
concevoir, configurer et déployer nos solutions d'automatisation, de développement web et d'intégration;
gérer les comptes utilisateurs, accès et autorisations;
assurer le support technique, le service après-vente et le suivi des projets.

Amélioration de nos solutions et de notre offre

analyser l'utilisation de nos systèmes (statistiques, journaux, performance);
améliorer la qualité, la pertinence et l'efficacité des automatisations (scripts, flux, réponses, interfaces);
développer de nouvelles fonctionnalités, produits ou services.

Lorsque cela est possible, nous utilisons des données agrégées ou anonymisées à des fins d'analyse.

Gestion de la relation client et des opérations internes

gestion de la facturation et de la comptabilité;
gestion des contrats, propositions et renouvellements;
communication avec vous pour vous informer de changements, mises à jour ou améliorations.

Respect de nos obligations légales

se conformer aux lois applicables, notamment en matière de protection des renseignements personnels, de conservation de documents et de fiscalité;
répondre aux demandes d'autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

Sur quelle base traitons-nous vos renseignements?

Selon le contexte, le traitement de vos renseignements personnels repose principalement sur :

l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (par exemple, lorsque nous analysons un projet pour un client ou mettons en place une solution pour son entreprise);
votre consentement, lorsque la loi l'exige (ex. inscription à une infolettre, collecte de certains types de données, utilisation de cookies non essentiels);
nos intérêts légitimes, lorsque le traitement est nécessaire à la gestion et à l'amélioration de nos services, et qu'il respecte vos droits et attentes raisonnables.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer en tout temps, sous réserve des contraintes légales ou contractuelles, en nous contactant aux coordonnées indiquées à la section « Comment nous joindre ».

Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires

Nous pouvons utiliser des témoins de connexion (« cookies ») et des technologies similaires pour :

faciliter la navigation sur notre site;
analyser la fréquentation et l'utilisation de nos pages;
améliorer l'expérience utilisateur et la performance du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies, ou pour être averti lorsqu'un cookie est envoyé. Toutefois, certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées si vous désactivez certains cookies.

Si nous utilisons des cookies analytiques ou publicitaires spécifiques, nous pourrons les détailler dans une section ou bannière dédiée.

Avec qui partageons-nous vos renseignements?

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous pouvons toutefois les communiquer aux catégories de tiers suivantes, lorsque nécessaire :

Fournisseurs de services technologiques : hébergement, serveurs, solutions cloud, téléphonie/SMS/voix, plateformes d'IA, outils d'analytique, outils de support ou CRM. Les principaux fournisseurs que nous utilisons actuellement sont Meta Platforms, Hostinger, Supabase, Vercel, Twilio et Resend;
Partenaires ou sous-traitants qui nous aident à livrer nos projets (développeurs, intégrateurs, consultants), soumis à des obligations de confidentialité;
Professionnels externes (par exemple comptables, conseillers juridiques), lorsque nécessaire pour la gestion de nos affaires;
Autorités compétentes, si la loi nous y oblige ou pour protéger nos droits.

Certains de ces tiers peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou du Canada. Dans ce cas, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements transférés bénéficient d'un niveau de protection adéquat, notamment via des ententes contractuelles appropriées et, au besoin, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Combien de temps conservons-nous vos renseignements?

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons de manière sécuritaire.

Comme une même durée ne convient pas à tous les types de renseignements, nous déterminons la période applicable à partir des critères suivants :

la nature du renseignement et son degré de sensibilité;
la finalité pour laquelle il a été recueilli, et si cette finalité est toujours d'actualité;
l'existence d'une relation d'affaires active ou d'un échange en cours avec vous, ou avec l'entreprise cliente concernée;
les obligations légales, comptables, fiscales et réglementaires qui nous imposent de conserver certains documents;
la nécessité d'établir, d'exercer ou de défendre un droit, notamment en cas de réclamation ou de litige;
les besoins de sécurité, de journalisation et de prévention de la fraude.

Lorsqu'une loi fixe une durée de conservation, c'est cette durée qui s'applique.

Nos règles de conservation sont consignées à l'interne et font l'objet d'une revue périodique, sous la responsabilité du responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section « Comment nous joindre ».

Vous pouvez en tout temps demander la suppression des renseignements qui vous concernent, selon les modalités prévues à la section « Vos droits ».

Comment protégeons-nous vos renseignements?

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements personnels que nous détenons, notamment :

limitation de l'accès aux renseignements aux seules personnes qui en ont besoin pour remplir leurs fonctions, au moyen d'un contrôle d'accès par rôles;
isolation stricte des données de chaque organisation cliente, appliquée directement au niveau de la base de données, afin qu'une entreprise cliente ne puisse pas accéder aux données d'une autre;
journalisation des activités effectuées sur les dossiers et des communications envoyées depuis nos systèmes;
vérification de la signature cryptographique des données transmises par les plateformes tierces à l'entrée de notre infrastructure d'automatisation;
utilisation de mots de passe robustes et, lorsque possible, d'authentification à deux facteurs sur nos systèmes;
usage de connexions sécurisées (HTTPS/TLS) pour nos services en ligne;
conservation des identifiants d'accès aux services tiers dans des coffres à secrets chiffrés côté serveur;
sauvegardes régulières et procédures de restauration en cas d'incident;
ententes de confidentialité avec nos employés, collaborateurs et sous-traitants;
mise à jour régulière de nos logiciels et systèmes pour réduire les risques de vulnérabilités.

Aucun système n'est toutefois totalement exempt de risques. En cas d'incident de confidentialité touchant vos renseignements, nous appliquerons les procédures décrites à la section « Incidents de confidentialité ».

Incidents de confidentialité

Un « incident de confidentialité » est, par exemple, un accès non autorisé, une utilisation, une communication ou une perte de renseignements personnels.

En cas d'incident de confidentialité :

nous prendrons rapidement des mesures pour limiter les impacts et sécuriser les renseignements concernés;
nous analyserons la situation et tiendrons un registre des incidents conformément aux lois applicables;
lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et, lorsque requis, la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

Vos droits

Sous réserve des limites prévues par la loi, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

Droit d'accès : savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie;
Droit de rectification : demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
Droit de suppression : demander que vos renseignements soient supprimés lorsque leur conservation n'est plus justifiée;
Droit de retrait du consentement : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, demander de le retirer (par exemple, pour le marketing);
Droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable et prévu par la loi, pour certains types de renseignements.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter selon les modalités de la section « Comment nous joindre ». Nous pourrons vous demander certaines informations pour vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Si votre demande concerne un formulaire publicitaire Meta que vous avez rempli sur Facebook ou Instagram, la marche à suivre détaillée se trouve sur la page Suppression des données Meta Lead Ads.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si vous estimez que vos droits en matière de protection des renseignements personnels n'ont pas été respectés.

Modifications à la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre, afin de refléter les changements dans nos pratiques, dans nos services ou dans les lois applicables.

Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettons à jour la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page et, lorsque requis, nous vous informerons de ces changements (par exemple via un avis sur notre site ou par courriel).

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour rester informé sur la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels.

Comment nous joindre

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité, pour exercer vos droits ou pour signaler une préoccupation, vous pouvez joindre le responsable de la protection des renseignements personnels de Technologies SYSMOTIX inc. à l'adresse support@sysmotix.com.

Pour les demandes visant spécifiquement un formulaire publicitaire Meta, consultez la page Suppression des données Meta Lead Ads.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Loading...