Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 17/11/2025

La présente Politique de confidentialité explique comment SYSMOTIX (« nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi 25.

En utilisant notre site web, nos formulaires, nos solutions d'automatisation ou en communiquant avec nous, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la présente politique.

Qui sommes-nous?

SYSMOTIX est une entreprise située au Québec, Canada, qui aide les PME à optimiser leurs opérations grâce à des solutions d'automatisation, de développement web et d'intégrations intelligentes (chatbots, voice bots, CRM, flux automatisés, etc.).

La présente politique s'applique à toutes nos activités au Québec et ailleurs, dans la mesure où les lois applicables l'exigent.

Champ d'application de la Politique

La présente Politique de confidentialité s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons :

  • via notre site web (incluant les formulaires de contact et de demande de démo);
  • via nos échanges par courriel, téléphone, SMS, messagerie instantanée (ex. Slack);
  • via nos solutions d'automatisation, de développement web, de CRM et d'intégration que nous mettons en place pour nos clients;
  • via nos activités de prospection, marketing et service à la clientèle.

Elle ne s'applique pas aux sites tiers vers lesquels notre site peut rediriger (ex. réseaux sociaux, outils partenaires). Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques de confidentialité.

Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivants, selon le contexte :

Informations d'identification

  • Prénom, nom;
  • Nom de l'entreprise;
  • Poste ou fonction au sein de l'entreprise.

Coordonnées

  • Adresse courriel professionnelle;
  • Numéro de téléphone;
  • Identifiants de comptes professionnels (ex. nom de l'entreprise sur certains outils utilisés dans le cadre de l'implantation).

Informations liées à votre demande ou à votre projet

  • Contenu des formulaires (description de vos besoins, informations sur vos processus internes, contraintes d'affaires);
  • Informations nécessaires à la configuration et à l'intégration de nos solutions (par exemple : horaires d'ouverture, types de services, catégories de clients, scripts de réponses, etc.).

Renseignements sur l'utilisation de nos solutions et de notre site

  • Adresse IP, type de navigateur, pages consultées, temps passé, origine du trafic (via cookies et outils d'analytique);
  • Logs techniques et fonctionnels des systèmes que nous mettons en place (ex. interactions avec un bot, statistiques d'appels, taux de réponse).

Renseignements sur les utilisateurs finaux de nos clients

Dans le cadre de certains mandats (par exemple, lorsqu'un bot ou un système gère les appels ou les demandes d'une clientèle), nous pouvons traiter des renseignements concernant les clients de nos clients, tels que :

  • prénom, nom (le cas échéant);
  • coordonnées (courriel, téléphone);
  • contenu des échanges (messages, demandes, questions);
  • informations nécessaires au suivi (ex. rendez-vous, préférences de communication).

Lorsque ces renseignements sont considérés comme des « renseignements personnels » au sens de la loi, nous les traitons conformément à la présente politique et au contrat qui nous lie au client.

Renseignements sensibles (cas particuliers)

Dans certains secteurs (santé, juridique, finance, etc.), les échanges peuvent contenir des informations plus sensibles (ex. données de santé, informations financières, dossiers spécifiques).

Dans ces contextes, nous mettons en place des mesures de protection renforcées, et le traitement de ces données se fait toujours dans le respect des exigences légales et contractuelles applicables.

Comment recueillons-nous vos renseignements?

Nous recueillons des renseignements personnels :

1) Directement auprès de vous, lorsque :

  • vous remplissez un formulaire sur notre site;
  • vous prenez contact avec nous (courriel, téléphone, SMS, réseaux sociaux, etc.);
  • vous participez à une réunion, une démonstration ou un appel avec nous;
  • vous signez un contrat ou un devis avec nous.

2) Indirectement, via :

  • les outils d'analytique, de suivi de performance ou de support utilisés sur notre site ou dans nos solutions (par ex. outils de tracking, journaux de serveurs);
  • les systèmes, plateformes ou logiciels de nos clients, lorsque nos solutions y sont intégrées;
  • certains fournisseurs ou partenaires technologiques (hébergeurs, fournisseurs de téléphonie, API d'IA, CRM, etc.), dans la mesure nécessaire à la prestation de nos services.

Pour quelles fins utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons les renseignements personnels pour les fins suivantes :

Fourniture de nos services

  • analyser vos besoins d'affaires;
  • concevoir, configurer et déployer nos solutions d'automatisation, de développement web et d'intégration;
  • gérer les comptes utilisateurs, accès et autorisations;
  • assurer le support technique, le service après-vente et le suivi des projets.

Amélioration de nos solutions et de notre offre

  • analyser l'utilisation de nos systèmes (statistiques, journaux, performance);
  • améliorer la qualité, la pertinence et l'efficacité des automatisations (scripts, flux, réponses, interfaces);
  • développer de nouvelles fonctionnalités, produits ou services.

Lorsque cela est possible, nous utilisons des données agrégées ou anonymisées à des fins d'analyse.

Gestion de la relation client et des opérations internes

  • gestion de la facturation et de la comptabilité;
  • gestion des contrats, propositions et renouvellements;
  • communication avec vous pour vous informer de changements, mises à jour ou améliorations.

Respect de nos obligations légales

  • se conformer aux lois applicables, notamment en matière de protection des renseignements personnels, de conservation de documents et de fiscalité;
  • répondre aux demandes d'autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

Sur quelle base traitons-nous vos renseignements?

Selon le contexte, le traitement de vos renseignements personnels repose principalement sur :

  • l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (par exemple, lorsque nous analysons un projet pour un client ou mettons en place une solution pour son entreprise);
  • votre consentement, lorsque la loi l'exige (ex. inscription à une infolettre, collecte de certains types de données, utilisation de cookies non essentiels);
  • nos intérêts légitimes, lorsque le traitement est nécessaire à la gestion et à l'amélioration de nos services, et qu'il respecte vos droits et attentes raisonnables.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer en tout temps, sous réserve des contraintes légales ou contractuelles, en nous contactant aux coordonnées indiquées à la section 13.

Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires

Nous pouvons utiliser des témoins de connexion (« cookies ») et des technologies similaires pour :

  • faciliter la navigation sur notre site;
  • analyser la fréquentation et l'utilisation de nos pages;
  • améliorer l'expérience utilisateur et la performance du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies, ou pour être averti lorsqu'un cookie est envoyé. Toutefois, certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées si vous désactivez certains cookies.

Si nous utilisons des cookies analytiques ou publicitaires spécifiques, nous pourrons les détailler dans une section ou bannière dédiée.

Avec qui partageons-nous vos renseignements?

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous pouvons toutefois les communiquer aux catégories de tiers suivantes, lorsque nécessaire :

  • Fournisseurs de services technologiques : hébergement, serveurs, solutions cloud, téléphonie/SMS/voix, plateformes d'IA, outils d'analytique, outils de support ou CRM;
  • Partenaires ou sous-traitants qui nous aident à livrer nos projets (développeurs, intégrateurs, consultants), soumis à des obligations de confidentialité;
  • Professionnels externes (par exemple comptables, conseillers juridiques), lorsque nécessaire pour la gestion de nos affaires;
  • Autorités compétentes, si la loi nous y oblige ou pour protéger nos droits.

Certains de ces tiers peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou du Canada. Dans ce cas, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements transférés bénéficient d'un niveau de protection adéquat, notamment via des ententes contractuelles appropriées et, au besoin, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Combien de temps conservons-nous vos renseignements?

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, et pour respecter nos obligations légales, contractuelles ou réglementaires.

À titre indicatif :

  • données liées aux prospects et demandes de contact : pendant une période raisonnable suivant notre dernier échange actif;
  • dossiers clients et documents contractuels : pendant la durée de la relation d'affaires, puis pour la période requise par les lois applicables (ex. conservation comptable);
  • logs techniques et données d'utilisation : pour une durée limitée, selon les besoins d'analyse, de sécurité et de maintenance.

Une fois les périodes de conservation expirées, nous détruisons ou anonymisons les renseignements personnels de manière sécuritaire.

Comment protégeons-nous vos renseignements?

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements personnels que nous détenons, notamment :

  • limitation de l'accès aux renseignements aux seules personnes qui en ont besoin pour remplir leurs fonctions;
  • utilisation de mots de passe robustes et, lorsque possible, d'authentification à deux facteurs sur nos systèmes;
  • usage de connexions sécurisées (HTTPS) pour nos services en ligne;
  • sauvegardes régulières et procédures de restauration en cas d'incident;
  • ententes de confidentialité avec nos employés, collaborateurs et sous-traitants;
  • mise à jour régulière de nos logiciels et systèmes pour réduire les risques de vulnérabilités.

Aucun système n'est toutefois totalement exempt de risques. En cas d'incident de confidentialité touchant vos renseignements, nous appliquerons les procédures décrites à la section suivante.

Incidents de confidentialité

Un « incident de confidentialité » est, par exemple, un accès non autorisé, une utilisation, une communication ou une perte de renseignements personnels.

En cas d'incident de confidentialité :

  • nous prendrons rapidement des mesures pour limiter les impacts et sécuriser les renseignements concernés;
  • nous analyserons la situation et tiendrons un registre des incidents conformément aux lois applicables;
  • lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et, lorsque requis, la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

Vos droits

Sous réserve des limites prévues par la loi, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

  • Droit d'accès : savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie;
  • Droit de rectification : demander la correction de renseignements inexactes, incomplets ou équivoques;
  • Droit de retrait du consentement : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, demander de le retirer (par exemple, pour le marketing);
  • Droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable et prévu par la loi, pour certains types de renseignements.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter selon les modalités de la section suivante. Nous pourrons vous demander certaines informations pour vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si vous estimez que vos droits en matière de protection des renseignements personnels n'ont pas été respectés.

Modifications à la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre, afin de refléter les changements dans nos pratiques, dans nos services ou dans les lois applicables.

Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettons à jour la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page et, lorsque requis, nous vous informerons de ces changements (par exemple via un avis sur notre site ou par courriel).

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour rester informé sur la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels.

Comment nous joindre

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez nous joindre à :

Courriel : support@sysmotix.com